Успешное сканирование документов и управление документами — определение целей

При рассмотрении аутсорсингового проекта сканирования документов или управления документами, существует множество различных факторов, которые влияют на успех вашего проекта, заставляют его работать должным образом, и вы можете ожидать безбумажной среды (или меньше бумаги) и пожинать все сканы призов и предложений по электронному управлению документами. Ваша компания

Эта серия статей поможет вам шаг за шагом обеспечить достижение целей и успешно внедрить электронный документооборот.

Определение целей

Как и в случае любого связанного с бизнесом проекта, основная цель заключается в создании надежного экономического обоснования для подтверждения цели и определения возврата инвестиций. Вот несколько советов, которые помогут вам достичь этого. Управление документами дает много преимуществ для занятой офисной среды с бумагами, и основная цель может быть различной для каждого подразделения, поэтому важно определить;

  1. Какие бизнес-единицы / подразделения выиграют больше всего и
  2. Где самая быстрая или измеримая отдача от инвестиций

Для каждого бизнес-подразделения попытайтесь оценить очевидные измеримые преимущества, которые оно может включать;

Экономия места

Офисное помещение дорого, но дисковое хранилище дешевое и падает день ото дня. Находятся ли их офисы в районах с высокой арендной платой, которые могут принести больше пользы, чем другие?

Улучшен поиск и загрузка

Документы, которые быстрее найти (если вы можете их вообще найти) и скачать дешевле. Подумайте о частоте и простоте доступа к наиболее часто используемым документам.

Аварийное восстановление

Представьте, что вы потеряете все свои документы в результате кражи, наводнения или пожара. Какие документы могут помешать повседневной деятельности компании или нанести непоправимый ущерб репутации компании.

Соответствие нормам

Какие проблемы соответствия определяют методы работы с документами? Являются ли некоторые бизнес-единицы более ограниченными или находящимися под угрозой из-за законодательства?

Сотрудничество и распространение

Какие документы часто передаются внутренним и внешним лицам или часто распространяются? Каковы затраты, связанные с распространением?

Улучшенный контроль и безопасность

Существует ли требование контролировать доступ к конфиденциальным документам или определять, как документы используются / распространяются?

Уменьшенное хранилище вне сайта

Документы, хранящиеся вне веб-сайта, дороги и их трудно восстановить, они могут больше не потребоваться и требуют небольших, но повторяемых затрат год за годом. Будет ли гибридный подход дешевле? Существуют ли конкретные документы с показателями частой загрузки?

Улучшенный денежный поток

Финансовые отделы часто являются очевидной целью управления документами, потому что часто происходит быстрая окупаемость инвестиций. Может ли ваша организация воспользоваться скидками на досрочную оплату? Будет ли легче идентифицировать дубликаты счетов продавцов? Я надеюсь, что после выполнения вышеупомянутого упражнения вы начнете получать представление о том, где вы можете получить некоторые нематериальные выгоды, хотя их зачастую немного сложнее оценить, пока в EDMS не будет достаточно информации и не будет существенной адаптации пользователя со стороны организации. Не вдаваясь в подробности, некоторые из этих преимуществ могут включать в себя;

  • Улучшенные внутренние операции / бизнес-процессы
  • Выиграть конкурентное преимущество
  • Улучшение удовлетворенности клиентов / обслуживания
  • Возможность изменения места назначения информации после блокировки на бумаге
  • Разработайте простую матрицу для определения бизнес-требований.
  • Я надеюсь, что мы установили на этом этапе;
  • Какие подразделения / подразделения имеют наиболее насущную / очевидную потребность.
  • Какие подразделения / бизнес-единицы обеспечат максимально быстрый возврат инвестиций.

Защищая свои цели, убедитесь, что вы привлекаете всех, особенно потенциальных конечных пользователей, это не только уменьшит сопротивление принятию пользователями, но и предоставит множество идей, которые ранее не были покрыты оболочкой. В следующей статье этой серии мы рассмотрим детали сканирования документов и, более точно, захватим документы.

Автор записи: texakti

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *